Rijksoverheid
Een webapplicatie om aanvragen voor werkbezoeken te ontvangen, verwerken en analyseren.
* Vanwege de vertrouwelijke aard van dit project vermeld ik in deze case study niet om welke ministeries het gaat en laat ik privacygevoelige details buiten beschouwing.
Missie
De rijksoverheid vindt het belangrijk dat burgers en organisaties die formele verzoeken doen aan het ministerie binnen een redelijke termijn antwoord krijgen. Daarom is het van algemeen belang om de behandeling ervan zo efficiënt, snel en nauwkeurig mogelijk te maken.
Eindresultaat
Bewindspersonen ontvangen meerdere uitnodigingen voor werkbezoeken per week. Bijvoorbeeld om een congres toe te spreken, een boek in ontvangst te nemen of om kennis te maken met een organisatie. De werkbezoekapplicatie ondersteunt het hele proces van ontvangen, verwerken en analyseren van deze uitnodigingen.
Impact
In de vernieuwde werkbezoekapplicatie krijgen de medewerkers makkelijk een overzicht van alle lopende aanvragen en beter inzicht in alle informatie en taken die van toepassing zijn op de aanvragen. Hierdoor hebben zij beter overzicht en kunnen ze aanvragen sneller behandelen.
Werkproces
Samen met diverse stakeholders vanuit Maykin en de desbetreffende ministeries ontwikkelden wij binnen 6 sprints van 4 weken de werkbezoekapplicatie. In de dagelijks scrum meeting werd de voortgang besproken en de user stories op de product backlog doorgenomen en geprioriteerd.
Dashboard
Het dashboard biedt een overzicht van alle aanvragen, de bijbehorende informatie en hun status. Er kan gefilterd worden op bewindspersoon, status en andere belangrijke kenmerken. Zodra een aanvraag goedgekeurd is en het werkbezoek heeft plaatsgevonden wordt de aanvraag gearchiveerd. Deze wordt dan niet meer op het dashboard getoond.
User Tests
Tijdens user tests onderzochten we hoe gebruikers de webapplicatie inzetten in hun dagelijkse werkzaamheden. Op basis van deze uitkomsten hebben wij aanpassingen kunnen doen in de gebruikerservaring om de gebruiker nog beter van dienst te kunnen zijn en de webapp naadloos aan te laten sluiten op de interne werkprocessen.
Overzicht
Aanvragen worden ook getoond in het overzicht. Er zijn diverse overzichten beschikbaar waarop verschillende informatie getoond wordt. Overzichten kunnen worden gefilterd, bijvoorbeeld op bewindspersoon. Daarnaast is het mogelijk om één of meerdere aanvragen te selecteren, te exporteren of om te zetten naar een verzamelmemo.
Aanvraag
In de detailweergave van de aanvraag krijgt de gebruiker een overzicht van alle informatie rondom de aanvraag. Hierin wordt bijvoorbeeld getoond om wat voor werkbezoek het gaat en op welke datum deze plaatsvindt.
Binnen de aanvraag kan de gebruiker een advies bij individuele personen, meerdere personen of een groep aanvragen om vervolgens een besluit in te voeren voor de bewindspersoon en deze van een motivatie voorzien.
Ook kan de gebruiker een taak toevoegen voor individuele personen, meerdere personen of een groep en is het mogelijk om de bij een aanvraag meegestuurde bijlagen te downloaden of zelf bijlagen toe te voegen.
Statusbar
De statusbar aan de linkerkant geeft een indicatie welke stappen nog openstaan, welke al gestart zijn en welke volledig afgerond zijn. Zo is in één oogopslag te zien of de verschillende afdelingen al hun advies hebben uitgebracht en of er al een besluit gevormd is.
Taken
In het takenoverzicht kan de gebruiker inzien welke personen nog openstaande taken hebben voor de werkbezoeken. Er kan onder andere gefilterd worden op “Taak”, “Deadline” of “Status”. Het is mogelijk om door te klikken op specifieke taken of om deze in-bulk als afgerond te markeren.
Kaart
Werkbezoeken kunnen worden gepubliceerd op een kaart, deze kaart is publiekelijk beschikbaar en kan worden gebruikt om te zien waar in het land bewindspersonen werkbezoeken hebben.
NL Design System
De Agenda Digitale Overheid stelt dat overheidsdienstverlening toegankelijk en begrijpelijk moet zijn voor iedereen. Hiervoor zijn consistent ontworpen diensten en websites nodig. Om dit voor elkaar te krijgen wordt het NL Design System ontwikkeld. Dankzij het NL Design System kan de hele overheid in Nederland samenwerken aan een begrijpelijke, gebruiksvriendelijke én toegankelijke online dienstverlening. De werkbezoekapplicatie is ontwikkeld met behulp van het NL Design System.
“Roxanne heeft ons op UI/UX-vlak uitstekend geholpen bij meerdere uitdagende projecten, de samenwerking zowel online als ‘in het echt’ verliep uitstekend en haar inbreng wordt door onze klanten zeer gewaardeerd.”
Alex de Landgraaf
Managing Partner
Maykin Media
Wil jij jouw project naar het volgende niveau brengen?
Ik help je graag op het gebied van UX en UI design.
Neem contact op om te kijken wat ik voor je kan betekenen
